Decyzje ponad granicami

Zdalne prowadzenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Polsce

Niemieccy filozofowie ukuli pojęcie Zeitgeist, aby opisać ducha epoki — niewidzialną siłę kształtującą zachowania całych pokoleń. Zeitgeist to głęboka przemiana świadomości, która sprawia, że pewne idee nagle stają się dla całych społeczności oczywiste, podczas gdy inne bezpowrotnie odchodzą w przeszłość.

Gdy w 2020 roku wybuchła pandemia, sale konferencyjne w Polsce opustoszały niemal z dnia na dzień. Kluczowe decyzje w spółkach, wymagające zazwyczaj zgody szerokiego grona wspólników lub akcjonariuszy, trzeba było nagle podejmować przez internet. Nie była to łatwa zmiana. Wobec niejasnych przepisów i prowizorycznych rozwiązań polskie spółki oraz doradzający im prawnicy musieli szybko nauczyć się, jak zapewnić ciągłość podejmowania decyzji w nowych, cyfrowych realiach.

Od tego czasu Kodeks spółek handlowych został znowelizowany, aby dostosować funkcjonowanie spółek do ery cyfrowej. Zarządy, rady nadzorcze i zgromadzenia wspólników mogą dziś obradować oraz podejmować uchwały przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość. Dla osób prowadzących polską spółkę otwiera to możliwość działania w pełni online — z Berlina, Nowego Jorku czy przestrzeni coworkingowej na Bali. Aby jednak korzystać z tych możliwości bezpiecznie, spółka potrzebuje solidnych ram organizacyjnych: jasnych regulaminów, sprawdzonych procedur oraz zaufanych platform do głosowania, protokołowania i podpisywania dokumentów.

W tym artykule skupiamy się na spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, czyli sp. z o.o. - jednej z najczęściej wybieranych i najbardziej praktycznych form spółki kapitałowej w Polsce. To właśnie na jej przykładzie najlepiej widać, jak cyfrowy Zeitgeist zarządzania przekłada się na codzienną praktykę.

Wspólnicy online

Zgromadzenie wspólników z udziałem online musi spełniać określone wymogi formalne. Przede wszystkim potrzebny jest regulamin udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, określający techniczne zasady uczestnictwa. Powinien on wskazywać między innymi sposób logowania i weryfikacji tożsamości wspólników, zasady zapewnienia dwustronnej komunikacji - tak aby wspólnicy mogli zabierać głos i słyszeć pozostałych uczestników w toku obrad - oraz tryb zgłaszania sprzeciwów wobec uchwał. Regulamin powinien też przewidywać sposób postępowania w razie problemów technicznych, bo te prędzej czy później się pojawią. Co zrobić, gdy ktoś straci połączenie podczas kluczowego głosowania? Jak liczyć głosy uczestników korzystających z różnych urządzeń? Co w razie awarii internetu? Dobrze przygotowane spółki ustalają zasady postępowania na takie sytuacje z wyprzedzeniem.

Regulamin może przyjąć rada nadzorcza, a jeżeli jej nie powołano - wspólnicy, również bez zwoływania formalnego zgromadzenia, za pisemną zgodą większości wspólników. Trzeba przy tym pamiętać, że choć uczestnicy łączą się z różnych zakątków świata, zgromadzenie online musi mieć wskazane miejsce odbywania się na terytorium Polski. Powinna to być siedziba spółki albo inne miejsce na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dopuszczone przez umowę spółki.

Uchwały bez odbycia zgromadzenia

Polskie prawo przewiduje również inne sposoby podejmowania uchwał, przydatne wtedy, gdy zebranie wszystkich wspólników - stacjonarnie lub zdalnie - jest utrudnione. Kluczowe znaczenie ma art. 227 § 2 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który pozwala podejmować uchwały bez odbycia zgromadzenia w dwóch trybach.

Jednomyślna zgoda na treść uchwały

W tym wariancie wszyscy wspólnicy wyrażają na piśmie zgodę na treść uchwały. Mogą to zrobić na jednym dokumencie przekazywanym kolejno do podpisu lub na odrębnych egzemplarzach, pod warunkiem że każdy oddaje głos „za”. Jeżeli wspólnicy dysponują kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi (QES), uchwałę można podpisać również elektronicznie.

Głosowanie pisemne z rozstrzygnięciem większością głosów

W tym przypadku wszyscy wspólnicy muszą najpierw jednomyślnie zgodzić się na przeprowadzenie głosowania pisemnego w konkretnej sprawie. Sama uchwała jest już jednak podejmowana większością wymaganą przez przepisy lub umowę spółki. Innymi słowy, jednomyślność dotyczy wyłącznie trybu, a nie treści rozstrzygnięcia. W praktyce można przeprowadzić tę procedurę w dwóch etapach: najpierw wszyscy podpisują zgodę na głosowanie pisemne, a następnie zbierane są głosy „za” i „przeciw” oraz ustalany jest wynik głosowania. Możliwe jest również jednoczesne zebranie zgód na tryb pisemny i głosów nad uchwałą, przy wykorzystaniu odpowiednio przygotowanych formularzy. Także tutaj posiadanie przez wspólników kwalifikowanych podpisów elektronicznych pozwala zachować w pełni cyfrowy obieg dokumentów.

Nie każdą decyzję można jednak podjąć w trybie obiegowym. W niektórych sprawach ustawa wymaga odbycia formalnego zgromadzenia. Dobrym przykładem jest zmiana umowy spółki, która co do zasady wymaga udziału notariusza i sporządzenia aktu notarialnego. W takich przypadkach tryb pisemny ani procedura w pełni zdalna nie zastąpią formalnego zgromadzenia odbywającego się w Polsce, przy obecności co najmniej notariusza i przewodniczącego. Najprostszym rozwiązaniem bywa wówczas udzielenie pełnomocnictwa przedstawicielowi na miejscu, który weźmie udział w zgromadzeniu wymagającym tradycyjnej formuły. Dla wielu naszych klientów zagranicznych jest to standardowe rozwiązanie.

W codziennej praktyce większość uchwał w sp. z o.o., dotyczących na przykład ustanowienia prokurenta, zatwierdzenia sprawozdania finansowego czy niewielkich zmian w składzie zarządu, można jednak bezpiecznie podejmować w jednym z opisanych wyżej elastycznych trybów. Dla zagranicznych wspólników bywa to nieocenionym ułatwieniem, gdy pilna decyzja jest potrzebna w czasie, gdy przebywają na innym kontynencie.

Kwalifikowany podpis elektroniczny i profil zaufany

Przy zdalnym podpisywaniu dokumentów w Polsce szczególne znaczenie mają dwa narzędzia: kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) oraz profil zaufany (ePUAP). Oba pozwalają zatwierdzać dokumenty w postaci cyfrowej, różnią się jednak przeznaczeniem i skutkami prawnymi.

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest szczególnym rodzajem podpisu elektronicznego, składanym za pomocą kwalifikowanego urządzenia i opartym na certyfikacie cyfrowym wydanym przez uprawnionego dostawcę. Na gruncie prawa unijnego — rozporządzenia eIDAS — oraz zgodnie z art. 78¹ § 2 Kodeksu cywilnego oświadczenie woli opatrzone takim podpisem jest równoważne oświadczeniu złożonemu w formie pisemnej. W praktyce oznacza to, że umowy i dokumenty korporacyjne, dla których przepisy wymagają formy pisemnej, takie jak umowy przenoszące autorskie prawa majątkowe czy niektóre pełnomocnictwa, mogą być skutecznie podpisywane przy użyciu QES.

Profil zaufany jest bezpłatnym rozwiązaniem dostępnym w polskim systemie administracji elektronicznej dla osób posiadających numer PESEL. Numer PESEL mogą uzyskać również cudzoziemcy, o ile mają potwierdzone miejsce zamieszkania w Polsce. Profil zaufany służy przede wszystkim do bezpiecznego potwierdzania tożsamości w kontaktach z administracją publiczną przez internet. Umożliwia logowanie do platform urzędowych i elektroniczne składanie pism, w tym wniosków do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), deklaracji podatkowych oraz dokumentów w wielu innych postępowaniach administracyjnych. Pozwala także podpisywać dokumenty, przy czym każdy podpis jest powiązany ze zweryfikowaną tożsamością podpisującego oraz dokładną datą i godziną jego złożenia. W codziennej praktyce gospodarczej wystarcza to w przypadku większości bieżących dokumentów korporacyjnych. Na gruncie prawa polskiego odpowiada to formie dokumentowej, która sprawdza się na przykład przy umowach o świadczenie usług czy umowach o zachowaniu poufności (NDA).

Należy jednak pamiętać, że profil zaufany nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podobnie jak popularne narzędzia międzynarodowe, takie jak DocuSign, nie spełnia wymogu formy pisemnej tam, gdzie wymagają jej przepisy. W takich przypadkach konieczny jest QES albo tradycyjny podpis własnoręczny.

Szczególne znaczenie obu tych rozwiązań w Polsce wiąże się z funkcjonowaniem Krajowego Rejestru Sądowego. Od 1 lipca 2021 roku wszystkie wnioski do KRS składa się wyłącznie elektronicznie. Dokumenty papierowe nie są już przyjmowane. Każdy wniosek o rejestrację spółki lub zmianę jej danych musi zostać podpisany elektronicznie - kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym - i złożony przez internet. Również cała korespondencja z sądem rejestrowym odbywa się elektronicznie: postanowienia i pisma sądowe trafiają bezpośrednio na konto użytkownika w systemie, zamiast być doręczane pocztą.

Dla zagranicznych przedsiębiorców bywa to istotnym udogodnieniem. Dysponując odpowiednim podpisem, mogą przeprowadzić cały proces zdalnie, najlepiej przy wsparciu prawnika w Polsce — system działa bowiem w języku polskim, a postępowanie ma sformalizowany charakter. Nabiera to szczególnego znaczenia przy zdalnym zakładaniu spółek, kiedy wymagane są osobiste oświadczenia wspólników lub członków zarządu, oraz przy zatwierdzaniu sprawozdań finansowych, które osoby odpowiedzialne za ich sporządzenie muszą podpisać podpisem zaufanym albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Zdalne zakładanie spółki

Obowiązujące w Polsce przepisy i dostępne narzędzia cyfrowe pozwalają nie tylko zarządzać istniejącą spółką, lecz także przeprowadzić cały proces utworzenia sp. z o.o. na odległość. Ministerstwo Sprawiedliwości udostępnia w tym celu S24 - internetowy system rejestracji spółek. Choć pod względem technicznym platforma nie jest pozbawiona niedoskonałości, kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany pozwalają założyć spółkę online, na podstawie wzorca umowy sp. z o.o. i bez udziału notariusza. Wspólnicy wypełniają elektroniczne formularze i wymagane oświadczenia, podpisują je elektronicznie, a następnie przesyłają komplet dokumentów do KRS. Rozwiązanie to zyskało szczególną popularność wśród startupów i specjalistów z branży IT, którym zależy na szybkim rozpoczęciu działalności.

Narzędzia do codziennej pracy

W praktyce zdalne prowadzenie sp. z o.o. wymaga nie tylko znajomości prawa, lecz także niezawodnych rozwiązań cyfrowych, które łączą zarządzanie, komunikację i bezpieczeństwo.

Do najczęściej wykorzystywanych narzędzi należą:

• Platformy do obsługi uchwał i posiedzeń organów spółki, w tym wyspecjalizowane systemy SaaS do głosowania i protokołowania. Pozwalają one w pełni zarządzać przebiegiem obrad i podejmowaniem decyzji bezpośrednio z przeglądarki, z dowolnego miejsca.

• Chmurowe systemy zarządzania dokumentami z rozbudowanymi funkcjami śledzenia zmian i wersjonowania, takie jak Microsoft 365, Google Workspace czy wyspecjalizowane platformy DMS, zapewniające bezpieczeństwo i przejrzystość obiegu dokumentów.

• Zintegrowane platformy do elektronicznego podpisywania i obsługi dokumentów, wykorzystujące certyfikowane podpisy kwalifikowane i automatyzujące podpisywanie, archiwizację oraz udostępnianie dokumentów zgodnie z wymogami prawa.

• Bezpieczne narzędzia komunikacji i wideokonferencji z szyfrowaniem end-to-end, takie jak Zoom, Microsoft Teams, Google Meet czy Cisco Webex, wspierające również głosowanie online i moderowanie obrad.

• Wyspecjalizowane biura wirtualne dla zarządu i zespołu, które poza udostępnieniem adresu rejestrowego oferują także możliwość zarządzania korespondencją, pełnomocnictwami i zadaniami za pośrednictwem panelu internetowego.

• Profesjonalnie zorganizowane środowisko pracy obejmuje również stosowanie tokenów bezpieczeństwa lub zaawansowanego uwierzytelniania dwuskładnikowego, chroniących systemy spółki przed nieuprawnionym dostępem.

  
  

Dzięki tym narzędziom prowadzenie spółki może być sprawne i przejrzyste, niezależnie od strefy czasowej oraz miejsca pobytu członków zarządu i wspólników. Efektywność i bezpieczeństwo procesów cyfrowych mają dziś zasadnicze znaczenie dla powodzenia każdego biznesu, którego podstawowym modelem działania jest praca zdalna. Dla prawników zmiana ta oznacza również konieczność sprawnego poruszania się w świecie technologii: rozumienia, jak systemy działają w praktyce, dostrzegania ich ograniczeń oraz pomagania klientom w odnalezieniu się zarówno w ramach prawnych, jak i wśród technicznych niedoskonałości cyfrowego zarządzania spółką.

Niniejszy newsletter zawiera ogólne informacje dotyczące prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W sprawach dotyczących konkretnej sytuacji należy zasięgnąć indywidualnej porady prawnej.